Salário é a metade da conta: o que a folha de uma clínica carrega
A recepcionista de R$ 2.500 não custa R$ 2.500. O número que a clínica precisa conhecer antes de contratar é o custo total mensal: salário, encargos sobre o salário, e a parcela de 13º, férias e rescisão que vence depois mas nasce agora. Clínica que planeja a folha pelo salário contrata com folga no papel e aperta no fim do ano.
A folha de uma clínica tem quatro grupos que se somam: os empregados CLT (recepção, administrativo, enfermagem, técnicos), o pró-labore dos sócios, os profissionais autônomos por RPA e, no caso de médicos e parceiros PJ, os repasses, que não são folha e ficam em custo direto. Cada grupo tem encargo próprio, e o regime tributário da clínica muda o peso do maior deles, o INSS patronal.
Os encargos, um a um, e onde está a base legal de cada um
| Encargo | Quanto | Sobre o quê | Base legal |
|---|---|---|---|
| INSS patronal | 20% | Total das remunerações pagas aos empregados no mês | Lei 8.212/1991, art. 22, I |
| RAT (risco ambiental do trabalho) | 1%, 2% ou 3% conforme o grau de risco da atividade | Mesma base | Lei 8.212/1991, art. 22, II |
| Contribuições a terceiros | Percentual conforme o código FPAS da clínica | Mesma base | Legislação de cada entidade, recolhida junto |
| FGTS | 8% | Remuneração paga ou devida no mês anterior, depositado até o dia 7 | Lei 8.036/1990, art. 15 |
| 13º salário | Um salário por ano, proporcional | Provisionar um doze avos por mês | CF, art. 7º, VIII |
| Férias com um terço | Um salário mais um terço por ano | Provisionar um doze avos por mês | CF, art. 7º, XVII |
| INSS do empregado | Alíquota progressiva até o teto | Descontado do salário, não é custo da clínica | Lei 8.212/1991, art. 20 |
Os três primeiros são os que o regime tributário muda. FGTS, 13º e férias valem em qualquer regime. Somando 20% de patronal, RAT médio de 2%, terceiros e 8% de FGTS, a folha fora do Simples custa perto de 35% acima do salário antes de provisionar 13º e férias, e perto de 55% depois. É por isso que a comparação de regime para clínica com muitos funcionários costuma pender para o Simples, como mostra Simples Nacional para médicos.
O que muda no Simples: CPP dentro do DAS e o Fator R
Para as atividades dos Anexos I, II, III e V, a Contribuição Patronal Previdenciária está incluída no DAS (LC 123/2006, art. 13, VI). A clínica no Simples não paga os 20% por fora; paga a alíquota do anexo sobre a receita, com ou sem folha. Só o Anexo IV recolhe a CPP separadamente, e serviços médicos não estão nele. RAT e terceiros também não são recolhidos à parte pelo optante. Sobram FGTS, 13º e férias.
Em troca, a folha ganha uma função tributária: o Fator R. Quando a folha de salários dos últimos 12 meses, incluindo pró-labore, é igual ou superior a 28% da receita bruta do período, os serviços médicos são tributados no Anexo III, que começa em 6%; abaixo disso, no Anexo V, que começa em 15,5% (art. 18, § 5º-J). Contratar uma pessoa, ou subir o pró-labore, pode mudar o anexo da clínica inteira. É uma conta que se faz antes da admissão, não depois.
Pró-labore dos sócios: está na folha, conta no Fator R
O médico sócio que trabalha na clínica é contribuinte individual do INSS, e a empresa desconta e recolhe a contribuição dele (Lei 10.666/2003, art. 4º). O pró-labore entra na folha, com 11% descontados do sócio até o teto. A contribuição patronal sobre ele segue a regra do regime: por fora, a 20%, no Presumido e no Real; dentro do DAS, no Simples.
Para o Fator R, o pró-labore é folha. Clínica de dois sócios sem funcionários pode atingir os 28% só com pró-labore, e clínica com folha grande pode mantê-lo baixo. A decisão do valor, junto com a regra nova de dividendos de 2026, está em pró-labore vs dividendos.
Médico autônomo por RPA: o custo que parece menor e não é
O recibo de pagamento a autônomo parece a saída barata para o médico que dá plantão ou atende alguns períodos. A conta diz o contrário. Sobre a remuneração do contribuinte individual, a clínica paga 20% de INSS patronal (Lei 8.212/1991, art. 22, III), desconta 11% do profissional (Lei 10.666/2003, art. 4º) e retém IRRF pela tabela progressiva. Não há FGTS nem 13º, mas os 20% patronais são os mesmos da CLT. No Simples, a contribuição patronal sobre o RPA também está dentro do DAS, porque o art. 13, VI, da LC 123/2006 remete ao art. 22 inteiro da Lei 8.212/1991, salvo no Anexo IV.
O risco maior está no vínculo, não no encargo. Se o médico cumpre horário, recebe ordens, atende com habitualidade e não pode se fazer substituir, ele é empregado pela definição do art. 3º da CLT, e o art. 9º torna nulo qualquer ato que tente esconder isso. RPA recorrente para o mesmo médico, no mesmo horário, todo mês, é a forma mais comum de gerar passivo trabalhista em clínica. A alternativa correta, com contrato de experiência, jornada e exame admissional, está em admissão de médico CLT.
Provisão mensal: 13º, férias e rescisão sem susto
O 13º vence em novembro e dezembro. As férias vencem quando o funcionário completa o período ou sai. A rescisão vence quando a clínica decide demitir. Nenhum dos três é surpresa, e todos costumam surpreender, porque o custo nasce mês a mês e a clínica só vê a saída de dinheiro no fim.
A provisão resolve: todo mês, um doze avos do salário para o 13º, um doze avos do salário mais um terço para as férias, e os encargos que incidem sobre os dois, guardados numa conta separada da operação. Para rescisão, uma reserva proporcional ao tempo de casa da equipe. Na DRE, esses valores entram como despesa do mês em que foram gerados, e é assim que a margem mensal fica verdadeira. Como isso se encaixa no resultado está em DRE para clínica médica, e como se encaixa na projeção de 90 dias, em fluxo de caixa para clínica médica.
Exemplo em hipótese: quanto custa uma recepcionista de R$ 2.500
Os números são inventados para mostrar a estrutura. RAT e terceiros variam pela atividade e pelo código da clínica; confirme os seus com o contador.
| Item | Fora do Simples | No Simples (Anexo III ou V) |
|---|---|---|
| Salário | R$ 2.500 | R$ 2.500 |
| INSS patronal 20% | R$ 500 | Dentro do DAS |
| RAT (hipótese de 2%) | R$ 50 | Dentro do DAS |
| Terceiros (hipótese de 5,8%) | R$ 145 | Dentro do DAS |
| FGTS 8% | R$ 200 | R$ 200 |
| Provisão de 13º (1/12) | R$ 208 | R$ 208 |
| Provisão de férias com 1/3 (1/12) | R$ 278 | R$ 278 |
| Encargos sobre as provisões (hipótese) | R$ 170 | R$ 40 (só FGTS) |
| Custo mensal total | R$ 4.051 | R$ 3.226 |
Fora do Simples, a recepcionista de R$ 2.500 custa cerca de R$ 4.050 por mês, 62% acima do salário. No Simples, cerca de R$ 3.230, 29% acima. A diferença de R$ 800 por mês, por funcionário, é uma das razões pelas quais a folha entra na comparação de regime. E o mesmo R$ 2.500, se levar o Fator R da clínica acima de 28%, pode reduzir o DAS de toda a receita, o que não cabe nesta tabela e cabe na simulação anual.
Checklist da folha da clínica
- ✓Calcular o custo mensal total de cada funcionário antes de contratar, com encargos e provisões, no regime da clínica
- ✓No Simples, projetar o Fator R dos 12 meses com a contratação incluída, antes de assinar
- ✓Fixar o pró-labore dos sócios para o ano e lançá-lo na folha, com o INSS descontado e recolhido
- ✓Provisionar todo mês 13º, férias com um terço e os encargos sobre eles, em conta separada
- ✓Revisar todo RPA recorrente contra o art. 3º da CLT: horário, subordinação e habitualidade indicam vínculo
- ✓Confirmar com o contador o RAT e o código FPAS da clínica, que definem os percentuais reais
- ✓Conferir que o FGTS está depositado até o dia 7 e que a folha fecha com o eSocial antes do vencimento
Folha bem calculada é o que separa a clínica que contrata com segurança da que descobre o custo no 13º. Em São José dos Campos, Taubaté, Jacareí e no restante do Vale do Paraíba, a PleniHub monta essa conta, funcionário por funcionário, junto com o Fator R das clínicas que atende.
