O que o fluxo de caixa da clínica precisa responder
Uma pergunta só: vai ter dinheiro na conta no dia em que cada conta vence? Tudo o mais é detalhe. A DRE responde se a clínica dá lucro; o fluxo de caixa responde se ela sobrevive até o lucro chegar.
Em clínica médica essa pergunta é mais dura do que em outros negócios, porque a receita chega atrasada e picada. O particular no cartão cai em 30 dias. O convênio paga no prazo do contrato, em geral entre 30 e 90 dias, e devolve parte do valor como glosa. O procedimento parcelado em seis vezes vira seis entradas pequenas. Do outro lado, aluguel, folha, insumos e imposto vencem no mês corrente. A clínica adianta dinheiro para o paciente e para a operadora sem ter assinado contrato de empréstimo.
O fluxo de caixa existe para mostrar esse descompasso com antecedência. Quem o mantém decide antes: renegocia, antecipa ou adia. Quem não mantém descobre no dia, com o cheque especial já acionado. A visão geral de como isso se encaixa com a DRE, o regime e os indicadores está em gestão financeira para clínica médica.
O modelo: três entradas, duas saídas, uma linha de saldo
Não precisa de sistema para começar. Precisa de uma planilha com uma linha por dia e as colunas certas. As colunas certas para clínica são estas:
| Grupo | O que entra aqui | Por que separado |
|---|---|---|
| Entradas: particular | Consulta e procedimento pagos pelo paciente, no dia em que a adquirente credita | Prazo curto e glosa zero; é a receita mais previsível |
| Entradas: convênio | Repasse de cada operadora, no dia do crédito, já líquido de glosa | Prazo longo e valor incerto; precisa de uma linha por operadora |
| Entradas: parcelados | Cada parcela de procedimento, na data prevista de crédito | Uma venda de hoje vira receita de seis meses |
| Saídas fixas | Aluguel, folha, pró-labore, sistemas, contador, seguros | Vencem todo mês, com ou sem paciente |
| Saídas variáveis | Materiais, laboratório, comissão de parceiro, taxa de cartão, imposto do mês | Crescem com o volume; são o custo de atender |
No fim de cada dia, a última coluna é o saldo acumulado: saldo do dia anterior, mais entradas, menos saídas. Quando essa coluna fica negativa em alguma data futura, a clínica sabe exatamente em que dia o problema chega e de quanto ele é.
A regra da data: lançar quando o dinheiro cai, não quando a consulta acontece
Esta é a regra que separa fluxo de caixa de lista de faturamento. A consulta aconteceu dia 3; o cartão credita dia 2 do mês seguinte; o lançamento vai no dia 2 do mês seguinte. A guia do convênio foi enviada dia 10; o contrato diz 60 dias; o lançamento vai para 60 dias depois, pelo valor que a operadora costuma pagar, não pelo valor cheio.
Parece pedantismo até o dia em que a clínica conta com R$ 60 mil de convênio para pagar a folha e descobre que o crédito é do mês que vem. A regra da data é o que impede essa ilusão.
Projeção de 90 dias: como montar e o que ela revela
Fluxo de caixa só do passado é extrato bonito. O valor está na projeção. Noventa dias é o horizonte que funciona para clínica: cobre o prazo do convênio mais lento e ainda cabe na cabeça do gestor.
A projeção se alimenta do que já existe: a agenda dos próximos dias vira entrada de particular estimada; as guias enviadas viram entrada de convênio na data do contrato; os contratos de aluguel, folha e sistemas viram saídas fixas nas datas de vencimento; o histórico de materiais vira saída variável proporcional à agenda. Nada disso é chute. É agenda e contrato transformados em data e valor.
O que a projeção revela é o mês em que tudo vence junto: 13º em dezembro, IRPJ e CSLL trimestrais, a parcela do equipamento e uma operadora que atrasou. Visto com 60 dias de antecedência, isso se resolve com uma conversa com o banco ou com a operadora. Visto no dia, se resolve com juros.
Conciliação semanal: extrato, adquirente e demonstrativo do convênio
Projeção sem conciliação vira ficção em três semanas. Conciliar é comparar o que a planilha dizia que ia entrar com o que o extrato mostra que entrou, linha a linha, e corrigir a diferença.
Três fontes precisam bater com a planilha toda semana: o extrato bancário, o relatório de recebíveis da adquirente de cartão (que mostra data prevista de crédito e taxa descontada) e o demonstrativo de pagamento de cada operadora (que mostra o que foi pago e o que foi glosado, guia por guia). A diferença entre o demonstrativo e o faturado é a glosa; a diferença entre a projeção e o extrato é o erro de estimativa que a clínica precisa corrigir para a próxima semana.
Uma hora por semana, com a planilha e os três relatórios abertos. É o custo de ter um fluxo de caixa em que dá para confiar.
Regime de caixa no Simples: pagar o DAS sobre o que entrou
Há um ponto em que o fluxo de caixa encosta no imposto. A clínica optante do Simples Nacional pode escolher calcular o DAS sobre a receita recebida no mês, em vez da receita faturada. É o regime de caixa, previsto no art. 18, § 3º, da LC 123/2006, e a opção é irretratável dentro do ano-calendário.
Para clínica com convênio que paga em 60 dias, a diferença é concreta: no regime de competência, o imposto da guia enviada em março vence em abril, antes de a operadora pagar; no regime de caixa, vence no mês seguinte ao crédito. O imposto é o mesmo. O que muda é o mês em que ele sai do caixa, e esse mês é justamente o que o fluxo de caixa mostra apertado.
A opção se faz em janeiro, no portal do Simples, e vale o ano inteiro. Clínica que passa por essa decisão sem olhar o fluxo de caixa dos últimos 12 meses está escolhendo no escuro.
Exemplo em hipótese: o mês em que tudo vence junto
Os números abaixo são inventados para mostrar o mecanismo. Refaça a conta com os seus.
Uma clínica em Taubaté fatura R$ 80 mil por mês: R$ 30 mil de particular no cartão, R$ 50 mil de convênio em 60 dias com 5% de glosa média. Saídas fixas de R$ 45 mil no dia 5, variáveis de R$ 12 mil ao longo do mês, DAS de R$ 6 mil no dia 20. Em dezembro entram o 13º (R$ 15 mil) e a parcela anual do seguro (R$ 4 mil).
Na projeção feita em novembro, dezembro fica assim: ao longo do mês entram os R$ 30 mil de particular de novembro, pelo cartão, e no dia 15 caem os R$ 47,5 mil de convênio de outubro, já líquidos de glosa. No dia 5 saem R$ 45 mil de fixas mais R$ 15 mil de 13º, antes de o convênio pagar. No dia 20 sai o DAS e no dia 28 o seguro. A coluna de saldo fica negativa entre o dia 5 e o dia 15, e de novo nos últimos dias do mês, em torno de R$ 9 mil.
Com essa visão em novembro, a clínica tem quatro saídas baratas: negociar o seguro para janeiro, antecipar parte dos recebíveis de cartão de dezembro (comparando a taxa com o custo do cheque especial), pedir à operadora o repasse de outubro antes do dia 5, ou reservar em outubro os R$ 9 mil que faltam. Sem a projeção, a única saída é o cheque especial, que é a mais cara de todas.
Checklist para começar esta semana
- ✓Abrir uma planilha com uma linha por dia dos próximos 90 dias e as cinco colunas do modelo
- ✓Lançar as saídas fixas nas datas de vencimento dos contratos
- ✓Lançar a agenda dos próximos 30 dias como entrada estimada de particular, na data prevista de crédito da adquirente
- ✓Lançar cada guia de convênio já enviada na data do contrato com a operadora, pelo percentual que ela costuma pagar
- ✓Calcular a linha de saldo acumulado e marcar toda data em que ela fica negativa
- ✓Marcar uma hora fixa por semana para conciliar com extrato, adquirente e demonstrativo das operadoras
- ✓Levar a projeção para a reunião mensal com o contador e decidir, com ela na mão, se a opção pelo regime de caixa faz sentido em janeiro
A clínica que cumpre essa lista por três meses deixa de ser surpreendida pelo próprio caixa. O passo seguinte é ler a DRE ao lado do fluxo, para saber se o aperto é de prazo ou de margem: DRE para clínica médica. Se for de margem, o ajuste começa pelo preço: precificar consulta médica. Em São José dos Campos, Taubaté, Jacareí e no Vale do Paraíba, é essa sequência que a PleniHub monta com as clínicas que atende.
