O que a DRE responde que o extrato não responde
O extrato diz quanto tem na conta. A DRE diz se a clínica ganhou ou perdeu dinheiro no mês, e onde. São perguntas diferentes, e a segunda é a que decide se vale abrir a segunda sala, contratar mais um médico ou renegociar o aluguel.
Clínica que só olha o extrato confunde saldo com lucro. Recebe o repasse atrasado de dois meses de convênio, vê a conta cheia e distribui. No mês seguinte, com o repasse normal, falta dinheiro para a folha. A DRE teria mostrado que o lucro daqueles dois meses já tinha sido consumido pelas despesas deles. O extrato só mostrou o dinheiro chegando tarde.
A estrutura da DRE está no art. 187 da Lei 6.404/1976 e vale para qualquer empresa. O que este artigo faz é traduzir cada linha para o que ela contém numa clínica. A visão geral, com o fluxo de caixa e os indicadores ao lado, está em gestão financeira para clínica médica.
A estrutura da DRE de uma clínica, linha a linha
| Linha | O que entra numa clínica | Sinal |
|---|---|---|
| Receita bruta | Tudo que foi faturado no mês: particular, convênio, procedimentos, exames | + |
| Deduções | Glosa, cancelamento, estorno, desconto concedido | − |
| Impostos sobre a receita | DAS do Simples, ou PIS, Cofins e ISS no Presumido | − |
| Receita líquida | O que sobra da receita depois de deduções e impostos | = |
| Custos diretos | Material do atendimento, laboratório, repasse a profissional parceiro, taxa de cartão | − |
| Lucro bruto | Quanto o atendimento em si deixa | = |
| Despesas fixas e administrativas | Aluguel, folha da recepção e administração, pró-labore, sistemas, contador, marketing | − |
| Resultado operacional | Se a estrutura cabe dentro do que o atendimento deixa | = |
| IRPJ e CSLL | Só fora do Simples; no Presumido, sobre a base presumida | − |
| Lucro líquido | O que a clínica de fato gerou no mês | = |
Cada "igual" é uma parada para pensar. Receita líquida baixa em relação à bruta aponta para glosa ou desconto. Lucro bruto baixo aponta para custo de atendimento alto ou preço baixo. Resultado operacional baixo com lucro bruto bom aponta para estrutura fixa pesada. A DRE não resolve nada; ela diz onde olhar.
Onde a glosa entra, e onde o imposto entra
Dois erros de classificação aparecem em quase toda DRE de clínica montada sem contador da área. O primeiro é lançar glosa como despesa. A clínica faturou R$ 100 mil de convênio, a operadora reconheceu R$ 94 mil: a receita líquida é R$ 94 mil. Glosa é dedução da receita, não custo. Lançada como despesa, ela infla a receita e a margem bruta, e a clínica acha que o convênio rende mais do que rende. A conta por operadora está em contabilização de convênio médico.
O segundo é misturar imposto sobre a receita com imposto sobre o lucro. O DAS do Simples, e o PIS, a Cofins e o ISS no Presumido, incidem sobre a receita e entram antes da receita líquida. O IRPJ e a CSLL incidem sobre o lucro (ou sobre a base presumida) e entram no fim. Colocar tudo numa linha só chamada "impostos" esconde qual imposto está pesando e impede a comparação entre regimes que está em Simples Nacional para clínica médica e em Lucro Presumido para clínica médica.
Custo direto e despesa fixa: a separação que revela a margem
Custo direto é o que só existe porque houve atendimento: o material usado, o exame enviado ao laboratório, o repasse ao profissional parceiro que atendeu, a taxa da adquirente sobre aquela venda. Se a agenda zerar, esse custo zera junto. Despesa fixa é o que vence com a agenda cheia ou vazia: aluguel, folha administrativa, pró-labore, sistema, contador.
Separar os dois é o que faz a DRE mostrar a margem de contribuição de cada atendimento e, a partir dela, o ponto de equilíbrio: quantos atendimentos por mês a clínica precisa fazer para pagar a estrutura. Sem essa separação, a DRE vira uma lista de gastos e a pergunta "quantas consultas faltam para fechar o mês" fica sem resposta.
Competência: por que a DRE e o caixa contam histórias diferentes
A DRE segue o regime de competência: a receita pertence ao mês em que o serviço foi prestado, e a despesa ao mês em que foi incorrida, com ou sem movimento de dinheiro. A consulta de convênio de março é receita de março, ainda que a operadora pague em maio. O 13º é despesa de cada mês do ano, ainda que saia do caixa em dezembro.
É por isso que a DRE e o fluxo de caixa divergem, e é por isso que os dois são necessários. Uma clínica em crescimento costuma ter DRE positiva e caixa apertado, porque a receita de competência cresce antes de virar dinheiro. Uma clínica em queda pode ter caixa folgado e DRE negativa, porque ainda está recebendo os meses bons. Ler só um dos dois é ler metade da história. O outro lado está em fluxo de caixa para clínica médica.
Exemplo em hipótese: uma DRE de clínica lida de cima para baixo
Os números são inventados para mostrar a leitura. Não descrevem clínica real nem servem de referência. Use a estrutura com os seus.
| Linha | Valor no mês | Leitura |
|---|---|---|
| Receita bruta | R$ 120.000 | R$ 50 mil particular, R$ 70 mil convênio |
| Glosa e cancelamentos | − R$ 5.000 | 7% do convênio: acima do que o contrato previa |
| DAS (Simples, Anexo III) | − R$ 16.200 | Alíquota efetiva de 13,5% na quarta faixa (R$ 1,44 milhão no ano) |
| Receita líquida | R$ 98.800 | |
| Custos diretos | − R$ 28.000 | Material, laboratório, repasse a parceiro, cartão |
| Lucro bruto | R$ 70.800 | Margem bruta de 72% sobre a receita líquida |
| Despesas fixas | − R$ 62.000 | Aluguel, folha, pró-labore dos dois sócios, sistemas |
| Resultado operacional | R$ 8.800 | A estrutura cabe, com pouca folga |
| Lucro líquido | R$ 8.800 | No Simples não há IRPJ e CSLL separados |
Lida de cima para baixo, esta DRE conta o seguinte: o atendimento rende bem (72% de margem bruta), mas a estrutura fixa consome quase tudo. Cortar material não resolve; ele é pequeno. Os caminhos são três: subir a ocupação da agenda sem subir a estrutura, rever o preço do particular, ou renegociar a glosa que está acima do combinado. A DRE não escolhe entre os três, mas ela é o que impede a clínica de cortar no lugar errado.
Distribuição de lucro depende da DRE, não do saldo
O sócio só pode retirar lucro que a escrituração demonstre. No Simples Nacional, a LC 123/2006, art. 14, isenta de imposto de renda o lucro distribuído ao sócio, mas o § 1º limita a isenção ao percentual de presunção do art. 15 da Lei 9.249/1995 aplicado sobre a receita, menos o valor do Simples pago. Para serviços médicos, esse percentual é 32%. O § 2º afasta o limite quando a empresa mantém escrituração contábil que evidencie lucro maior.
Na prática: uma clínica que fatura R$ 100 mil no mês e paga R$ 13 mil de DAS pode distribuir com isenção até R$ 19 mil (32% de R$ 100 mil, menos R$ 13 mil) sem escrituração. Se a DRE contábil mostra lucro de R$ 30 mil, os R$ 11 mil a mais só são isentos com a escrituração feita. Sem ela, viram rendimento tributável do sócio. A DRE, aqui, deixa de ser relatório de gestão e vira a prova que sustenta a retirada.
Rotina: fechar a DRE até o dia 10
- ✓Até o dia 5: conciliar o faturamento do mês com as notas emitidas e os demonstrativos de cada operadora
- ✓Até o dia 5: classificar cada saída em custo direto, despesa fixa ou imposto, e separar imposto sobre receita de imposto sobre lucro
- ✓Até o dia 10: fechar a DRE gerencial do mês anterior e comparar com o mês anterior e com o mesmo mês do ano anterior
- ✓Todo mês: calcular margem bruta, resultado operacional e ponto de equilíbrio a partir da DRE
- ✓Todo mês: ler a DRE ao lado do fluxo de caixa e nomear a diferença entre os dois
- ✓Todo trimestre: conferir com o contador que a DRE gerencial bate com a escrituração contábil
- ✓Antes de qualquer distribuição de lucro: confirmar na DRE contábil que o lucro existe e qual parcela é isenta
Clínica que fecha a DRE até o dia 10 decide o mês seguinte com o mês anterior na mão. As outras decidem com a sensação de que "foi bom" ou "foi apertado". Em São José dos Campos, Taubaté, Jacareí e no restante do Vale do Paraíba, é esse fechamento mensal que a PleniHub faz com as clínicas que atende, e é dele que saem os indicadores de indicadores financeiros para clínica médica.
