Prontuário eletrônico não é obrigatório. O que é obrigatório é o que ele precisa cumprir
Circula por aí que o prontuário eletrônico virou obrigação, às vezes atrelado à reforma tributária ou à nota fiscal. Não há norma que diga isso. O CFM regula como o prontuário eletrônico deve funcionar; a lei regula como o papel pode ser digitalizado e eliminado; a LGPD regula o dado que está dentro. Nenhuma das três obriga a clínica a abandonar o papel.
A decisão de adotar o eletrônico é, então, decisão de gestão: agenda integrada, prescrição digital, teleconsulta, faturamento de convênio e busca de histórico em segundos, contra o custo mensal, a dependência de um fornecedor e o trabalho de migrar. Este artigo trata do que a clínica precisa saber para decidir e, decidindo, para contratar sem se prender a um sistema que não entrega o que a lei pede.
As três normas que valem: Lei 13.787/2018, Resolução CFM 1.821/2007 e LGPD
| Norma | O que ela decide | Onde pega na clínica |
|---|---|---|
| Lei 13.787/2018 | Digitalização com integridade, autenticidade e certificado ICP-Brasil (art. 2º); eliminação do papel só após comissão de revisão (art. 3º); valor probatório do digital (art. 5º); guarda mínima de 20 anos (art. 6º); aplicação da LGPD (art. 1º) | Quem quer se livrar do arquivo físico precisa de comissão formal e de digitalização certificada |
| Resolução CFM 1.821/2007 | Manual de Certificação SBIS/CFM para sistemas (art. 1º); NGS1 não autoriza eliminar o papel (art. 4º); NGS2 exige assinatura digital ICP-Brasil (art. 5º); guarda permanente do prontuário eletrônico (art. 7º); 20 anos para o papel (art. 8º) | O sistema precisa dizer em que nível está; sem NGS2, o papel fica |
| LGPD (Lei 13.709/2018) | Dado de saúde é sensível (art. 5º, II); tratamento para tutela da saúde tem base legal própria (art. 11, II, f); segurança, registro de acesso e responsabilidade do operador | Controle de acesso por perfil, log de quem viu o quê, backup e contrato com o fornecedor como operador |
As três se somam. Um sistema pode cumprir a LGPD e não permitir eliminar o papel; pode ter assinatura digital e não ter exportação; pode ter tudo isso e ser inútil na rotina porque a agenda não conversa com o prontuário. A lista do que exigir, mais abaixo, cobre as três frentes. O prazo de guarda, com o marco de contagem e os erros comuns, está em prazo de guarda do prontuário.
NGS1, NGS2 e assinatura digital: quando o papel pode ser eliminado
A Resolução CFM 1.821/2007 aprova o Manual de Certificação SBIS/CFM e cria dois níveis de garantia de segurança. No NGS1, o sistema registra o prontuário eletronicamente, mas o art. 4º não autoriza eliminar o papel, por falta de amparo legal. No NGS2, que exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil (art. 5º), o registro eletrônico dispensa o papel.
Na prática, isso significa que a clínica que usa um sistema sem assinatura digital de cada registro está, do ponto de vista do CFM, obrigada a manter o papel. Muitos consultórios rodam há anos em NGS1 acreditando que o arquivo físico já podia ter sido descartado. Ele não podia. A pergunta ao fornecedor é direta: o registro é assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil do médico? Se a resposta for "temos login e senha", é NGS1.
O que exigir do fornecedor antes de assinar
| Exigência | Por quê | Como conferir |
|---|---|---|
| Assinatura digital ICP-Brasil por registro (NGS2) | Sem ela, o papel não pode ser eliminado (Res. CFM 1.821/2007, arts. 4º e 5º) | Pedir a certificação SBIS/CFM ou a demonstração da assinatura no registro |
| Exportação completa, legível e com assinaturas ao fim do contrato | O dado precisa durar décadas; o fornecedor, não | Cláusula contratual com formato, prazo e custo da exportação |
| Controle de acesso por perfil e registro de acesso (log) | LGPD: dado sensível exige saber quem acessou o quê | Relatório de acessos por usuário, na demonstração |
| Backup diário fora do servidor principal, com teste de restauração | Vazamento e perda são incidentes distintos; o segundo apaga a prova | Pedir a política de backup por escrito e um teste de restauração |
| Contrato de operador de dados | O fornecedor trata dado de paciente por conta da clínica | Cláusulas de finalidade, segurança, subcontratação e incidente |
| Registro imutável com trilha de alteração | Prontuário não se edita; se corrige com novo registro | Tentar alterar um registro assinado na demonstração |
A exigência que mais clínicas esquecem é a de saída. Sistema que não exporta prende a clínica por 20 anos, que é o prazo em que ela responde por aquele dado. Cláusula de exportação negociada na entrada custa nada; na saída, custa o que o fornecedor quiser.
Quanto custa, e onde entra na DRE
Não existe preço de referência confiável para prontuário eletrônico; os fornecedores cobram por médico ativo, por módulo e por armazenamento, e os valores mudam a cada ano. O que dá para organizar é a natureza de cada custo, porque ela define onde ele entra na conta da clínica.
A assinatura mensal é despesa fixa: entra na DRE junto com sistema de agenda e contador, e pesa no custo por hora de agenda que define o preço da consulta. A implantação, a migração do arquivo e o treinamento são desembolso inicial, que a clínica compara com o ganho de tempo de recepção e de faturamento de convênio. O certificado digital ICP-Brasil de cada médico é custo recorrente e pequeno, e é o que garante o NGS2. E o custo de sair, exportação e conversão, é o que precisa estar no contrato antes de entrar.
Migrar do papel sem perder a prova de 20 anos
A migração tem duas partes que a clínica costuma misturar. A primeira é começar a registrar no eletrônico daqui para a frente: basta o sistema em NGS2 e o certificado do médico. A segunda é o que fazer com o arquivo físico acumulado, e aqui a Lei 13.787/2018 dita o roteiro: digitalização que reproduza todas as informações do original, com certificado ICP-Brasil (art. 2º), sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (art. 4º, parágrafo único), e comissão permanente de revisão de prontuários que ateste a integridade dos digitais e avalize a eliminação dos originais (art. 3º).
Clínica pequena pode simplesmente não eliminar o papel antigo: guarda o arquivo físico pelos 20 anos contados do último registro (art. 6º) e passa a registrar só no eletrônico. É a opção mais barata e a mais segura para quem não tem estrutura para montar a comissão. O erro caro é o meio-termo: escanear sem certificação, descartar o papel e descobrir, numa perícia, que o digital não tem o valor probatório do art. 5º.
Checklist de contratação e implantação
- ✓Perguntar ao fornecedor o nível de garantia de segurança (NGS1 ou NGS2) e pedir a evidência da assinatura digital ICP-Brasil por registro
- ✓Negociar por escrito a cláusula de exportação completa, legível e com assinaturas, com prazo e custo definidos
- ✓Conferir controle de acesso por perfil, log de acessos e trilha de alteração na demonstração
- ✓Exigir política de backup diário fora do servidor principal e um teste de restauração antes de assinar
- ✓Firmar contrato de operador de dados com o fornecedor, alinhado ao mapeamento de dados da clínica
- ✓Providenciar certificado digital ICP-Brasil para cada médico que registra
- ✓Decidir o destino do arquivo físico: guardar pelos 20 anos ou digitalizar pelo rito da Lei 13.787/2018 com comissão de revisão
- ✓Lançar a assinatura mensal como despesa fixa na DRE e revisar o custo por hora de agenda
Prontuário eletrônico bem contratado é o sistema que mais dado gera para a gestão da clínica: agenda, faturamento e histórico no mesmo lugar. Mal contratado, é o dado sensível de 20 anos nas mãos de um fornecedor que não exporta. Em São José dos Campos, Taubaté, Jacareí e no restante do Vale do Paraíba, a PleniHub entra na parte de custo e de LGPD dessa decisão com as clínicas que atende; a parte clínica é do médico, como sempre foi.
